Зачем нужно сканировать документы?

Отчеты, проекты, протоколы, заметки и бланки. Ежедневно компании генерируют тысячи физических документов, поэтому ваш офис должен использовать место для архивирования этой информации. В последнее время это очень распространенная проблема, с которой сталкиваются организации.

Хорошая новость заключается в том, что развитие передовых технологий позволило большей части этого физического контента перейти в виртуальный формат. Таким образом, появилась практика оцифровки документов, облегчающая жизнь компаниям. Возможно, вы слышали о сканировании и оцифровке документов, верно?

Чертежи и другие документы должны быть защищены от порчи. Влажность, неправильное обращение, насекомые и потери могут осложнить документальную жизнь здания. Избегайте задержек, затрат и осложнений. В копировальном центре «Копировальня» для вас могут осуществить сканирование чертежей любого формата.

Если вам нужна печатная версия проекта, предпочтите новую распечатку из цифрового файла. Таким образом, вы не изнашиваетесь и не рискуете потерять оригинал.

Бесплатное физическое пространство без риска для документов. Находите все проекты быстрее и оптимизируйте расценки от поставщиков.

Что такое сканирование документов?

Процесс сканирования состоит из создания образа физического документа, то есть дублирования бумажного файла в цифровом формате. Созданная версия удобна для отправки документов виртуальными средствами, однако это всего лишь образ и есть ограничения при использовании в административных целях.

По сути, сканирование — это не что иное, как резервная копия информации о вашей компании, и оно не имеет юридической силы. Кроме того, отсканированный файл не может быть отправлен в процесс индексации, что облегчает поиск контента с помощью исследования ключевых слов. Стоит отметить, что сегодня эта практика широко используется в компаниях, поскольку многие не знают о процессе и преимуществах оцифровки документов.

Разница между сканированием и оцифровкой заключается в том, что второй процесс более сложен. В этом случае цель состоит в том, чтобы преобразовать физический файл в цифровой формат, который может быть проиндексирован специализированным программным обеспечением. Это происходит потому, что процесс оцифровки выполняет двоичное кодирование информации на бумаге. Таким образом, система управления документами может получить доступ к данным и интерпретировать их.